Betere samenwerking tussen bewindvoerders en gemeenten: een verkenning
Korte lijntjes zijn essentieel. En een IT-systeem waarin alle hulpverleners samen het dossier van iemand met schulden opbouwen oogt veelbelovend. Dat zijn een paar conclusies van een verkenning naar de samenwerking tussen bewindvoerders en gemeenten die nu is afgerond.
In januari ging het project ‘Minder regeldruk, klant voorop’ van start. Dat heeft een tweeledig doel: betere samenwerking tussen (schulden)bewindvoerders en gemeenten en betere doorstroom van de minnelijke naar de wettelijke schuldsanering. Het eerste deel van het project trapte af met een verkenning van de huidige situatie. Linda van Arkel en Ronit van der Schaaf vertellen erover.
Verschillende vormen van onderlinge communicatie
Bewindvoerders voeten geen schuldregeling uit, vertelt Van der Schaaf, ‘daar is de gemeente voor nodig. We willen weten hoe het proces waarbij die partijen elkaar vinden nu in zijn werk gaat.’ Om dat te achterhalen spraken Van Arkel en Van der Schaaf met 4 gemeenten en een bewindvoerderskantoor. In Amsterdam en Almere is een convenant afgesloten tussen gemeenten en bewindvoerders. Daar is een duidelijke aanmeldstructuur en het is juridisch ingekaderd wanneer de partijen elkaar spreken. De andere twee gemeenten, Zoetermeer en Orionis Walcheren, hebben op continue basis contact. In Zoetermeer gaat dat via een Bewindvoerdersdesk: een vaste contactpersoon voor bewindvoerders. Ook is er een speciaal aanmeldformulier gemaakt.
Elkaar snel kunnen bereiken
Hoewel de organisatie dus verschilt, verloopt de aanmelding in alle gevallen soepel. Van Arkel en Van der Schaaf concluderen daaruit dat korte lijnen belangrijker zijn dan de precieze organisatievorm. Het ie me opgevallen dat alle partijen die we hebben gesproken vooral over het belang van korte lijntjes praten, zegt Van Arkel. ‘Daar is niet perse een convenant voor nodig, als de samenwerking maar laagdrempelig is.’ Het gesprek met bewindvoerderskantoor ZEKER Financiële Zorgverlening bevestigde dat het belangrijk is elkaar snel te kunnen benaderen. De bewindvoerders en gemeenten zijn het erover eens dat een klant pas wordt aangemeld als het dossier is gestabiliseerd, de schuldenlijst bekend is en er stabieler inkomen is. Maar soms duren zaken wat langer waardoor schuldenlijsten verouderen. Dan is onderling contact belangrijk. De ene gemeente vindt een lijst na 3 maanden verouderd terwijl de andere het tot 1 jaar acceptabel vindt.
Heen- en weer mailen
ZEKER heeft nog geen efficiënt systeem gevonden om met gemeenten een dossier compleet te maken. Dat blijkt de samenwerking niet echt in de weg te zitten. Er is al sprake van voldoening als er goed contact is en de partijen van elkaar weten wat ze van elkaar nodig hebben. In alle geraadpleegde gemeenten zijn checklists met de informatie die in een dossier moet komen. Uit de diverse gesprekken blijkt dat bewindvoerders en gemeenten gegevens uitwisselen via e-mail. Soms onbeveiligd, wat niet echt AVG-proof is en soms via het beveiligde ZorgMail. Van Arkel: ‘Zowel bewindvoerders als gemeenten zijn op zoek naar betere manieren om gegevens uit te wisselen, maar omdat het moeilijk is om een goede oplossing te vinden verandert er tot nu toe nog weinig.’
Samen een dossier compleet maken
In Amsterdam is mailen niet meer nodig. Die gemeente werkt sinds kort met een digitaal portaal waarin de Kredietbank Amsterdam, bewindvoerders en andere maatschappelijke dienstverleners samen een dossier kunnen opbouwen. bewindvoerders hoeven dan niet eerst het dossier compleet voordat ze het overdragen. Het is een doorlopend proces waarin iedereen continu kan meekijken en aanvullen. Of elkaar via de chatfunctie vragen stellen. Van der Schaaf: 'Toen wij dat zagen dachten we wow, stel je voor dat dit landelijk zou gaan, dan hoeft er niet meer continu heen en weer gemaild te worden.’ Binnen dit project is opschalen nog geen optie, maar de software wordt wel gemonitord in de pilot.
Hoe nu verder?
De verkenningsfase is nu afgerond en van het vervolg, de pilot, was de kick-off met de begeleidingsgroep op 29 april. In deze fase is er input van de leden nodig. Gemeenten die interesse hebben in het Amsterdams portaal kunnen zich melden bij Ronit van der Schaaf: r.vanderschaaf@nvvk.nl.
