Meedoen aan de NVVK-Expeditie bevordert versnelling
Kortere doorlooptijden, zo doen ze dat in Tiel en Groningen
In Tiel en Groningen keken teams kritisch naar hun eigen werkwijze om te zorgen dat schuldregelingen van hulpvragers eerder kunnen starten. Hun tips? Beter gebruik maken van de NVVK-convenanten, nauwer samenwerken binnen teams en er alles aan doen om traag reagerende schuldeisers mee te krijgen.
Sneller rust en overzicht voor hulpvragers, eerdere betalingen aan schuldeisers en minder werk voor schuldhulpverleners. Het belang van korte doorlooptijden is groot. Bij de gemeente Tiel en Kredietbank Groningen zijn ze erin geslaagd de gemiddelde doorlooptijd te verkorten naar respectievelijk 94 en 95 dagen*. Hoe doen ze dat?
Meteen doorzetten
Intensiever gebruik maken van de convenanten met schuldeisers blijkt in Groningen een goede manier om te versnellen. ‘We wisten natuurlijk wel dat die afspraken er zijn', zegt Sandra Kozak, schuldhulpverlener bij de Groningse Kredietbank. ‘Maar niet precies met wie allemaal. En het schoot er in het dagelijkse werk toch bij in om het bij elke schuldeiser op te zoeken of ze standaard akkoord gaan.’
Sandra Kozak
Kozak deed met een team mee aan de NVVK-Expeditie ‘verkorting doorlooptijden’ en werd daar door andere teams op gewezen. ‘We kijken nu altijd wie onder een convenant valt, en wachten dan niet meer op een akkoord, dat scheelt in tijd. Ook houdt de Kredietbank nu beter bij of er nieuwe convenanten komen.'
Wekelijks overleg houdt Tiel alert
Bij de gemeente Tiel houden ze goed in de gaten of een dossier stagneert, vertelt coördinator schuldhulpverlening Ellen van den Bos. ‘Meestal blijven we binnen de 90 dagen. Maar als het langer duurt, is het vaak meteen veel langer omdat 1 of 2 schuldeisers dan maar niet reageren.’
Ellen van den Bos
'Ons systeem markeert dossiers na 90 dagen oranje en na 100 dagen rood', zegt van den Bos. Wat gebeurt er vervolgens? ‘Bij de weekstart met consulenten, administratieve medewerkers en budgetbeheerders bespreken we die dossiers. Waar lopen we tegenaan? Dan weet je wat er leeft en krijg je tips van elkaar. Iemand heeft bijvoorbeeld een direct lijntje met een deurwaarder die je daardoor kan bellen.’
Bellen
Om schot in de zaak te krijgen helpt het volgens Van den Bos vaak om schuldeisers regelmatig te bellen. Van den Bos merkt dat bijvoorbeeld tandartsen of dierenklinieken niet zo bekend zijn met het traject. ‘Daarom sturen we schuldeisers waar we voor het eerst mee te maken krijgen informatie mee. We leggen uit hoe het traject werkt en wat we van ze verwachten. En we bellen ze ook met uitleg over de situatie.’
Het zijn in haar ervaring telkens dezelfden die niet akkoord gaan. En bijvoorbeeld liever het beslag laten doorlopen. ‘Dat is niet zoals het hoort. Dus dan dreigen we wel eens contact op te nemen met hun branchevereniging.’ Soms zit er iets anders achter: een incassobureau heeft het heel druk of is moeilijk telefonisch bereikbaar.
Als een schuldeiser maar niet reageert, gaan ze zowel in Tiel als in Groningen kijken op de NVVK-community. Lopen er meer gemeentes tegenaan? Is het een bekend probleem? Kozak: ‘Als iedereen last heeft van dezelfde organisatie, zit de NVVK er bovenop. Zelf melden we problemen daar ook, bijvoorbeeld als een schuldeiser failliet is gegaan.’
Saldo-opgave en schuldenoverzicht
Kozak noemt de saldo-opgave een vertragende factor. ‘Volgens onze brief hebben schuldeisers daar 21 dagen voor. Regelmatig gaan we er al na 2 weken achteraan. Dan zeggen we dat we eerder bellen omdat de andere schuldeisers al gereageerd hebben. De de ene keer lukt dat, de andere keer wachten ze op hun opdrachtgever.’
Een ander knelpunt: het schuldenoverzicht ligt er voor ondertekening, maar blijkt toch incompleet. De Kredietbank vraagt hulpvragers wel al bij het startgesprek dat te checken, maar dat gebeurt niet altijd. Van den Bos: ‘Wij verzamelen alles en starten dan gewoon, ook al zijn sommige stukken al een jaar oud. We vragen dan later wel om recentere schuldbewijzen.'
Aandacht voor je manier van werken loont
Van den Bos is behalve met de convenanten ook blij met de ander procesversnellers. Het Schuldenknooppunt bijvoorbeeld versnelt de communicatie. En saneringskredieten geven hulpvragers eerder in het proces rust. ‘Dan kunnen we de focus leggen op andere dingen: het budgetbeheer afbouwen of beginnen met coaching.’
Tiel en Groningen laten zien dat er winst te behalen is door alle bestaande instrumenten ook ten volle te gebruiken, nauw samen te werken in je team en je niet afwachtend op te stellen tegenover schuldeisers.
Expeditie als katalysator voor versnelling
Kredietbank Groningen verkortte de doorlooptijden door deelname aan de NVVK-Expeditie. Daarin wordt serious gaming ingezet om in de werkpraktijk processen te verbeteren. De deelnemende teams -van verschillende gemeenten- kijken met elkaar mee en brengen elkaar op ideeën. ‘Net als andere Kredietbanken vragen we schuldeisers nu om binnen 7 dagen akkoord te geven’, zegt Kozak, dat is nog ietsje sneller dan de 10 dagen die meestal in een convenant is afgesproken. Vroeger deden we dat pas na 14 dagen. Daar zitten we nu veel meer bovenop en dat zorgt ook voor versnelling.’
Bij de Expeditie zitten alle betrokken afdelingen uitgebreid met elkaar om tafel: schuldhulpverlening, budgetbeheer, beschermingsbewind en intake. ‘Je kan dan bijvoorbeeld uitleggen waarom je in januari opnieuw vraagt om een zorgpolis’, licht Kozak toe. ‘Dat zorgt voor meer begrip. En je loopt nu sneller even naar iemand toe in plaats van te mailen: 'ik heb een factuur gekregen, maar moet die in de schuldregeling of niet? Je gaat veel sneller schakelen. Ik kan de Expeditie iedereen aanraden.’
Meer weten of je aanmelden? Bekijk de pagina over de NVVK Expeditie.
Meer tips om doorlooptijden te verkorten? Bekijk hieronder het document met tips van deelnemers aan de Expeditie van 2022 of het artikel Adresboek opschonen – het werkt!
*De cijfers van Groningen zijn van 2023; die van Tiel van 2022. De cijfers van vorig jaar zijn niet goed te vergelijken door de overgang naar een ander monitoringsysteem.
