Signalen controleren in BRP: hoe zit het?
Menselijke blik blijft de norm bij vroegsignalering
Vaste lasten-partners versturen jaarlijks meer dan een miljoen vroegsignalen aan gemeenten. Via de Basisregistratie Personen (BRP) moet van elk signaal gecheckt worden of het inderdaad betrekking heeft op een inwoner. Hoe voorkom je dat die check leidt tot het onterecht weggooien van signalen?
Wanneer een geboortedatum ontbreekt, wanneer een bedrijfsnaam wordt gebruikt in plaats van een persoonsnaam, of wanneer een niet-westerse naam in de verkeerde volgorde genoteerd is, dan kan dit leiden tot ‘uitval’ van het signaal. Dat komt omdat de informatie uit het signaal niet exact overeenkomt met de informatie in de BRP. Gebruikers van xxllnc zien dan bijvoorbeeld dat hun systeem zo’n signaal aan de kant zet. VPS-gebruikers krijgen in zo’n geval de vraag voorgelegd: 'wil je door met de gegevens van het vroegsignaal of met de gegevens uit de BRP'?
Verbeterinitiatief vond 5 aandachtspunten
Het is niet uit te leggen als door zo’n oorzaak mensen met een betaalachterstand geen hulpaanbod krijgen. Daarom vroegen we vorig jaar mei de lezers van onze Nieuwsbrief vroegsignalering om mee te denken over verbeteringen.
Een aantal gemeenten en schuldeisers meldden zich. We vormden een werkgroep en belegden een aantal bijeenkomsten. Naast de NVVK, VNG en Divosa sloten ook Bureau Krediet Registratie (BKR) en xxllnc sociaal (vroeger bekend als RIS Matching en RIS Vroeg-eropaf van Inforing) aan.
Vijf voorlopige uitkomsten van die bijeenkomsten delen we graag met je. Ze hebben te maken met de verplichting en/ of de noodzaak voor gemeenten om:
- de juistheid van de te verwerken gegevens na te gaan;
- ‘uitval’ na een geautomatiseerde BRP-check te controleren;
- een signaal over een overleden inwoner op te volgen;
- een signaal over een minderjarige op te volgen;
- een verhuizing (‘geen inwoner meer’) terug te koppelen aan de Vaste Lasten Partner (VLP).
1. Juistheid persoonsgegevens
Het opvolgen van vroegsignalen is een wettelijke taak van het college. Daarbij worden persoonsgegevens verwerkt, zowel tijdens de ontvangst van het vroegsignaal als bij het daadwerkelijk opvolgen ervan.
Zodra persoonsgegevens verwerkt worden dient de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in acht genomen te worden. Eén van de beginselen daarvan is ‘juistheid’: het college moet ervoor zorgen dat de te verwerken gegevens correct zijn. Voor gemeenten is de BRP de bron om de juistheid van het ontvangen vroegsignaal te controleren. Dit volgt uit artikel 1.7 Wet BRP. Door de BRP te gebruiken wordt tevens voldaan aan het beginsel van zorgvuldige voorbereiding, zoals bedoeld in artikel 3:2 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb).
Een eerste belangrijke bevinding is dat de gemeente dus verplicht is om in het BRP de juistheid van de met het signaal ontvangen persoonsgegevens na te gaan, alvorens de gegevens te verwerken en een hulpaanbod te doen. De digitale meldpunten VPS (van BKR) en xxllnc Vroegsignalering (voorheen bekend als RIS, van xxllnc) bieden de mogelijkheid om de ontvangen persoonsgegevens automatisch te checken in het BRP Handmatige controle blijft uiteraard ook mogelijk, en wordt sterk aanbevolen wanneer automatische controle ontbreekt.
2. Geen directe match met BRP, wat nu?
Diverse gemeenten maken gebruik van bovengenoemde automatische check in het BRP. Helaas is de uitkomst van deze automatische check niet altijd eenduidig. Soms is niet direct en volledig duidelijk op welke inwoner het signaal betrekking heeft.
Gebruik je VPS, dan vraagt het systeem je in zo’n situatie welke informatie je wilt gaan gebruiken: worden het de gegevens vanuit het signaal of geef je voorrang aan de informatie uit de BRP?
In xxllnc Vroegsignalering wordt het signaal in zo’n geval toegewezen aan een bakje ‘uitsluitingsgrond BRP. Elke gebruiker van xxllnc Vroegsignalering heeft overigens de mogelijkheid om de naam van dit ‘bakje’ aan te passen, het kan dus zijn dat dit bakje bij jou een andere naam heeft.
Een tweede belangrijke bevinding is dat RIS-gemeenten dit ‘uitvalbakje’ móeten controleren om te bezien of de inwoner alsnog kan worden geïdentificeerd. Denk aan het voorbeeld van een signaal over een kleine onderneming (natuurlijke persoon), met een water- of energiecontract op bedrijfsnaam in plaats van een persoonsnaam.
De noodzaak om automatische uitval na te lopen volgt ook uit de AVG: die bepaalt dat mensen ‘recht hebben op een menselijke blik’ bij besluiten. Geautomatiseerde besluiten (met een keuze die gevolgen heeft voor een inwoner) moeten dan ook gecontroleerd worden, zodat de systemen werken zoals ze bedoeld zijn en geen foute uitkomsten geven.
Deze bevinding vergroot uiteraard de noodzaak om onbedoelde uitval te minimaliseren omdat dit onnodig extra werk oplevert. In 2025 praten we erover door hoe we deze uitval verder kunnen beperken.
3. Hoe verder na een overlijden?
Uit een eerder verbeterinitiatief rond (meer ruimte) voor terugkoppeling bleek al dat het toegestaan is om aan een vaste lasten-partner te laten weten wanneer een inwoner overleden is. Deze terugkoppeling aan de VLP wordt inmiddels door zowel VPS als xxllnc Vroegsignalering ondersteund. Met deze informatie kan de signaalpartner bijv. verdere communicatie richten aan ‘de erven van’, in een hernieuwde poging om in contact te komen.
Dat is belangrijk, want het terugkoppelen van een overlijden betekent niet dat er daarna geen nieuwe (afsluit)signalen meer komen of dat er niet meer afgesloten wordt ! Zolang er verbruik is op het adres en de rekening onbetaald blijft, zal afsluiten van water of energie dreigen. Ook de verplichting voor leveranciers om het (voornemen tot) afsluiten van het huishouden te melden bij de gemeente (de ‘eindeleveringsmelding energie’) blijft staan. Het huishouden c.q. de EAN-aansluiting wordt namelijk afgesloten, niet de specifieke contractant.
Ons advies is daarom om het BRP te benutten en alsnog een hulpaanbod aan het huishouden/ de erven te doen (waar relevant en nodig)! Een duidelijke aantekening van de gemaakte afweging in het dossier volstaat naar verwachting om aan zowel de AVG als de Wgs te voldoen.
4. Een signaal over een minderjarige: mag dat?
Tijdens de werkgroepgesprekken vertelden vertegenwoordigers van Vitens en Eneco dat energie- & drinkwaterbedrijven bij een signaal veelal de persoonsgegevens aanleveren zoals zij die van de betreffende inwoner zélf ontvingen bij het aangaan van het leveringscontract. In deze branches is er vooralsnog geen noodzaak (noch mogelijkheid) tot een leeftijdsverificatie of controle op (achter)naam.
Een ‘valse’ naam of geboortedatum is dus snel opgegeven. Zodra betalingsachterstanden ontstaan en gemeld moeten worden, zullen de gegevens echter niet kloppen met de BRP. Soms blijken zelfs minderjarige kinderen als contractant aangemeld te zijn, bijvoorbeeld in een poging een waarborgsom te ontlopen.
Kom je een vroegsignaal tegen waarin een minderjarig kind voorkomt? Bedenk dan:
- wanneer het betreffende huishouden achterstanden heeft, kunnen die achterstanden, als ze niet opgelost worden, serieuze gevolgen hebben voor álle bewoners, inclusief de kinderen.
- ouders blijven verantwoordelijk voor de financiën van hun kinderen.
- de Wet gemeentelijke schuldhulpverlening (Wgs) maakt geen onderscheid op leeftijd (minderjaren mogen niet uitgesloten worden van schuldhulpverlening).
Daarom wordt van de gemeente verwacht om bij een vroegsignaal waarin een minderjarig kind voorkomt, onderzoek te doen naar de bewoningssituatie en contact op te nemen met de ouder/ hoofdbewoner om een aanbod voor een eerste gesprek te doen. Ook hier is een duidelijke aantekening van de gemaakte afweging in het dossier handig.
5. Klant verhuisd, einde oefening?
Een laatste aandachtspunt vonden we in de situatie waarin een gemelde klant écht geen inwoner (meer) is, omdat deze (inmiddels) in een andere gemeente ingeschreven staat. Een vroegsignaal hoeft dan uiteraard niet opgevolgd te worden met een hulpaanbod. Maar je hebt als gemeente nog steeds een taak, concluderen juristen die we hierover raadpleegden. Deze volgt uit artikel 2.3 van de Awb: ‘Het bestuursorgaan zendt geschriften tot behandeling waarvan kennelijk een ander bestuursorgaan bevoegd is, onverwijld door naar dat orgaan, onder gelijktijdige mededeling daarvan aan de afzender.’
Voor vroegsignalering betekent het dat:
- de signaalpartner moet worden geïnformeerd dat de aangemelde klant geen inwoner is bij de gemeente (dit wordt opgepakt met de softwareleveranciers)
- het signaal moet worden gedeeld met de gemeente waar deze persoon wél staat ingeschreven.
- een eerste verkenning leert dat de afdeling of organisatie die vroegsignalering uitvoert vaak slechts beperkte toegang heeft tot ‘de gemeentelijke BRP’ en geen toegang tot de landelijke basisregistratie. Dit maakt het voor de uitvoering lastig te achterhalen in welke gemeente de gemelde klant wel staat ingeschreven. Omdat het om kleine aantallen gaat, adviseren wij gemeenten om hierin een pragmatische aanpak te hanteren.
Controleer adresgegevens!
We roepen zowel gemeenten als VLP’s op om zorgvuldig te controleren of gegevens kloppen en zo niet, dit tijdig door te geven. Een gemeente kan dit bijvoorbeeld doen via een telefonische terugkoppeling en door het signaal direct over te dragen aan de juiste gemeente, indien bekend. Daarnaast gaan wij in 2025 in gesprek met de softwareleveranciers om te onderzoeken wat ervoor nodig is om deze terugkoppeling aan VLP’s technisch te ondersteunen.
Meedenken?
Met alle betrokken partijen zetten we de gesprekken over 'het voorkomen van onterechte uitval na de BRP-check' dit jaar voort. Doel is onder andere om de opgedane bevindingen zo goed mogelijk te laten ondersteunen door de digitale meldpunten VPS en xxllnc Vroegsignalering.
We houden je uiteraard op de hoogte bij nieuwe bevindingen en we zullen relevante documenten zoals de NVVK Module Vroegsignalering en de VNG Leidraad Vroegsignalering hier ook op aanpassen. Zie je aanleiding om zelf aan te sluiten op werksessies van het verbeterinitiatief? Stuur dan een mail aan e.hennekens@nvvk.nl.
