Doorlooptijd Goeree-Overflakkee van 113 naar 86 dagen
Meedoen aan de Expeditie Slim Schuldregelen loont
Niet 2 weken zoals ze beoogden, maar zelfs 4 weken tijdswinst boekte team Island Explorers (gemeente Goeree-Overflakkee) in hun schuldregelproces. Dat leverde ze de eerste plaats op bij de Expeditie Slim Schuldregelen. Maar belangrijker is dat bewoners van heel Goeree-Overflakkee nu sneller geholpen worden.
Het was niet de reden om mee te doen aan de Expeditie, maar volgens teamcaptain Kelly Verdouw (senior consulent Schuldhulpverlening Goeree-Overflakkee) wel een welkome bijvangst: ‘Als je wekenlang bezig bent met zo'n Expeditie, kom je dichter bij elkaar. En we waren al een hecht team.’
Elkaars kracht beter benutten
‘Bij een van de missies moesten we in het team kijken waar ieders kracht ligt en hoe we die beter kunnen benutten’, vervolgt Verdouw. ‘De ene collega vindt het fijn om schuldeisers te bellen. Die neemt het nu soms over van iemand die dat niet graag doet. En als het in mijn agenda niet uitkomt om een hulpvrager stukken te laten tekenen, kan een ander dat ook doen.’
Zo noemt Verdouw al direct een van de manieren waarop het team werkprocessen slimmer heeft gemaakt. Want dat was de uitdaging die ze met de Expeditie aangingen. Ze vonden het ook een mooie kans om te kijken hoe andere gemeenten hun werk aanpakken.
Doel ruim overtroffen
‘In het begin komt er veel op je af’, merkte Verdouw. ‘Niet dat je veel moet doen, maar je gaat gelijk vol de strijd aan. We maakten daarom direct een goede taakverdeling. Zo'n missie ging op maandag open. Als teamcaptain kreeg ik een paar dagen van tevoren een mailtje van wat je ongeveer kon voorbereiden.’
Bij de eerste missie was er een quickscan. Verdouw: ‘De resultaten bespraken we in het team: wat is nu onze doorlooptijd, 113 dagen, en waar willen we heen. We hoopten in ieder geval 13 of 14 dagen vooruitgang te kunnen boeken. Maar uiteindelijk kwamen we uit op 86 dagen. Een mooi resultaat natuurlijk, dat willen we ook wel zo houden!’
Winnaars Expeditie Slim Schuldregelen
Vertraging door brieven verminderen
Hoe hebben ze dat voor elkaar gekregen? ‘Het helpt echt om sneller te gaan bellen naar schuldeisers. We stuurden altijd herinneringsbrieven na 7, 14 en 21 dagen. Nu gaan we na de eerste brief al snel bellen. Levert dat niets op, dan sturen we een brief. Dat zorgt voor een snellere terugkoppeling.’
Ook de stukken van hulpvragers gaan meestal niet meer op de post. Verdouw: ‘Eer dat ze dat binnen hebben... En dan ligt het nog eens een paar dagen op tafel voor ze ernaar kijken. Als ze het al niet vergeten. Dus we vragen ze naar het gemeentehuis te komen om te tekenen. Gelijk een moment om door te spreken hoe het er tot dan toe voor staat.’
Dat kan alleen niet voor iedereen, weet ze: ‘We zijn een gemeente voor een heel eiland, en niet iedereen kan hier heel makkelijk komen. Dus het blijft maatwerk. We zijn met een pilot aan het onderzoeken of het tekenen dan digitaal kan.’
Alle convenanten op een rij
Andere acties waren het opschonen van het digitale telefoonboek van schuldeisers, aansluiten op het Schuldenknooppunt en een overzicht maken van alle NVVK-convenanten. Want in het team waren ze soms aan het wachten op een reactie van een schuldeiser die bij voorbaat akkoord gaat. ‘We wilden de convenanten op het bord hangen, maar het zijn er te veel. Dus ze staan nu achter een snelkoppeling op onze schuldhulpverleningsschijf. En iemand kijkt af en toe of alles nog actueel is.’
Zijn alle aangiftes eigenlijk al gedaan?
En hoe zit het met het leren van andere gemeenten? ‘Bij de missies moet je ook elkaars inzendingen beoordelen. Zo kom je op ideeën. En bij de bijeenkomsten kon je elkaar vragen stellen. Wij willen bijvoorbeeld op termijn budgetbeheer hier intern gaan doen. Daar hebben we tips voor gevraagd.’
Zelf namen ze het initiatief om bij de Belastingdienst te peilen of ze mogen opvragen of een client alle aangiftes wel gedaan heeft. Want anders werkt de Belastingdienst niet mee aan een regeling en verlies je tijd. Dat blijkt te kunnen, bijvoorbeeld telefonisch. Dat vonden de andere deelnemers ook interessant.
Blijvend effect
Ook na afloop blijft het effect van de Expeditie bij Verdouw aanwezig: ‘Ik merk dat ik heel erg op de termijnen let. Als ik een pop-up van het systeem krijg dat ik moet nabellen, pak ik dat eerder op. In mijn hoofd is het nog steeds een wedstrijdje: ik wil binnen die 100 dagen blijven.’
De gemeente is zo enthousiast dat ze ook gaan meedoen aan de Expeditie Vroegsignalering. Maar de volgende keer is Verdouw een gewone deelnemer: ‘Als teamcaptain ben je wel iets meer tijd kwijt dan ik van tevoren had gedacht. Maar het is ook maar net hoever je wil gaan met verbeteringen. En bij ons heeft de tijdsinvestering ook echt geloond.’
Donderdagmiddagsessie over de Expedities
Op 13 maart is er een Donderdagmiddagsessie waarin expeditieleider Nico Wuarbanaran je alles vertelt over de NVVK Expedities. De Expeditie Slim Schuldregelen gaat op 6 mei van start en de Expeditie Vroegsignalering op 22 september. Klaas van Krieken (consultant Highberg) licht toe hoe effectief deze speelse werkvorm is voor het aanleren van nieuwe dingen en Kelly Verdouw sluit ook aan. Dit is het laatste jaar dat we deze Expedities organiseren, dus wil je nog meedoen met je team: meld je dan aan!
